GLI ARCHIVI: BREVI CENNI


DEFINIZIONE DI ARCHIVI

Secondo un'etimologia accettata, il termine archivio deriva dal greco archeion, tramite il latino archium/archivum/archivium, che significa "palazzo dell'arconte", luogo in cui, presumibilmente, si conservavano anche gli atti emanati dal magistrato. Nella concezione volgare, ovvero nell'uso comune, un archivio è un agglomerato di carte o altri materiali, una raccolta di informazioni che, pur non essendo più di interesse per i soggetti che l'hanno prodotta, viene conservata per una eventuale consultazione. Non mancano nel linguaggio generico le accezioni negative: si pensi al verbo "archiviare", che può essere sinonimo di "dimenticare", "mettere da parte", "seppellire". In realtà uno degli elementi essenziali dell'archivio è proprio la consultabilità e la fruizione.
Il concetto di archivio non è così semplice. Per archivio si intende un complesso ordinato e sistematico di atti, scritture e documenti prodotti e/o acquisiti da un soggetto pubblico o privato (ente, istituzione, famiglia o individuo nel normale esercizio delle proprie funzioni), durante lo svolgimento della propria attività, e custoditi in funzione del loro valore di attestazione e di tutela di un determinato interesse. L'interesse potrà essere di varia natura: politico-sociale (amministrativo, giudiziario, scientifico, militare, religioso...) o patrimoniale.
In senso stretto l'archivio è quel complesso di documenti caratterizzato da un vincolo archivistico, naturale e originario. Il vincolo, che è il nodo dell'archivistica, è quella caratteristica che fa sì che la raccolta si formi in maniera spontanea e mai attraverso una produzione volontaria: in ciò sta la grande differenza tra archivi e raccolte (di oggetti, come le collezioni, o di libri, come le biblioteche, ecc.), poiché i primi si formano come diretta conseguenza dell'attività spontanea di un soggetto produttore dei documenti, mentre le seconde sono sempre frutto di scelte mirate, a spettro più o meno ampio, e difficilmente esaustive dell'intera complessità di un fenomeno in generale.


NOTIZIE STORICHE

La gestione della memoria tramite archivi è ampiamente documentata almeno dal III millennio a.C., grazie a scoperte archeologiche di interi archivi di tavolette di argilla, tra i quali spicca quello di Ebla in Mesopotamia (quasi integro, con circa ventimila tavolette); nel secondo millennio spiccano invece gli archivi degli Ittiti in Anatolia. Non ci è giunta testimonianza della presenza di particolari metodologie archivistiche per quelle epoche. Nell'età classica si passò a supporti più agili e leggeri (papiro, pelle, pergamena), ma anche più volatili, tanto che la stragrande maggioranza degli archivi egiziani, greci e romani è oggi perduta. Restò però l'uso di registrare alcuni avvenimenti di massima importanza su supporti più duraturi, come le incisioni su lastre di marmo o di pietra, per salvaguardarne la memoria in eterno (epigrafia). Nella Roma repubblicana si conosce dalle fonti l'uso di tavolette lignee sia imbiancate e scritte a inchiostro (album), sia rivestite di cera e incise (tabulae cerussatae), che venivano custodite con la massima cura in ambienti sacri. Di esse tuttavia non è pervenuta a noi alcuna traccia.
In epoca imperiale il sistema archivistico venne perfezionato e nacquero le idee di memoria eterna dei fatti e della fides verso le scritture degli archivi pubblici. Ma i problemi legati alla fragilità nel tempo dei supporti ha fatto sì che siano veramente esigue le testimonianze archivistiche dal I millennio a.C. al I millennio d.C., con rare eccezioni riguardanti episodici, singoli documenti. Solo sul finire del I millennio d.C., allo scadere dell'alto medioevo, l'uso della pergamena e lo sviluppo sociale ed economico degli ordini religiosi e della Chiesa permisero la conservazione di una significativa quantità di documentazione archivistica, via via più consistente. La nascita dei Comuni segnò un grande sviluppo, con l'introduzione della carta, dei libri e degli armari, al posto delle poco pratiche capse e scrinia (casse e scrigni). Nacquero in questo periodo figure addette alla conservazione dei documenti, i notari, che ordinavano e custodivano il materiale proveniente dagli uffici comunali, rendendolo disponibile per la fruizione dei funzionari pubblici e dei privati cittadini che avessero un interesse pertinente. Si può dire che agli inizi del Trecento quella del notaro-archivista fosse già una professione ben definita e qualificata. All'epoca comunale risalgono anche i primi regolamenti sulle gestione degli archivi pubblici.


FASI DI UN ARCHIVIO

Un archivio nasce innanzitutto quando un soggetto, detto "produttore" (di documentazione), decide di conservare le testimonianze delle proprie operazioni: a questa decisione è legata la convinzione che tali documenti possano tornare ad essere utili in un futuro più o meno vicino, per questo se ne evita la distruzione. Nelle fasi iniziali la conservazione dei documenti ha essenzialmente finalità pratiche, amministrative e giuridiche, mentre solo col passare del tempo, mentre questi interessi vanno sfumando o decadendo, subentra un altro valore, di tipo storico, legato alla ricerca della conoscenza del passato, da parte degli studiosi.
La vita di un archivio è stata schematizzata precisamente in tre fasi, che corrispondono a:

  1. L'ARCHIVIO CORRENTE (per gli affari in corso);
  2. L'ARCHIVIO DI DEPOSITO (per gli affari detti "esauriti");
  3. L'ARCHIVIO STORICO (per i documenti con più di 40 anni di età, destinati a venir conservati per sempre).

Questa impostazione "italiana" risale al teorico seicentesco Baldassarre Bonifacio. In area tedesca prevale l'impostazioni in quattro fasi delle quali solo l'ultima è definita "archivio", mentre le altre sono dette "registratura" (corrente, di deposito e prearchivio, ovvero la fase di scarto), sottolineandone le finalità più immediate e pratiche; in area francese esistono pure quattro fasi, come in Germania, ma vengono denominate già tutte "archivio", come in Italia. La quarta fase del modello tedesco e francese è in sintesi la fase dello scarto, che in Italia è inglobata al termine della fase di deposito. Durante lo scarto si distruggono tutti i documenti ritenuti superflui per la memoria futura, ad esempio i doppioni, i contenute accessori, ecc. Nell'archivistica francese, vengono spesso distrutte intere serie organiche, secondo le circolari di scarto degli archivi.

Nell' archivio i documenti sono di solito sistemati dentro delle "buste" (contenitori di cartone nei quali si conservano i documenti raggruppati in fascicoli) che sono a loro volta sistemati su delle scaffalature.

Dentro alle buste i vari documenti, raggruppati in cartelline, formano un fascicolo (insieme di documenti sistemati in ordine cronologico). Il fascicolo è considerato nel suo insieme l'unità base di ogni archivio.

Sulle scaffalature, oltre alle buste, sono presenti anche dei registri (documenti formati da più fogli contenenti atti di genere vario) che vengono anch'essi racchiusi in buste quando appaiono rovinati.

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